Algemeen

10 essentiële tips bij telefonische prospectie

INTRODUCTIE

Start je telefoongesprek steeds met een vriendelijke en vrolijke introductie. Stel jezelf kort voor en begin met “goedemorgen, goedemiddag, goedendag” – niet met “hallo”. Spreek ook steeds in naam van de opdrachtgever: “goedemorgen, ik ben Jan van de firma (…)”. Vraag vervolgens of het gesprek gepast is, vraag toestemming. Dit kan je doen door volgende zinnen “stoor ik u?” of “mag ik u een paar vragen stellen betreffende x”.

Tracht zo snel mogelijk de juiste persoon aan de lijn te krijgen. Vaak zal je eerst terecht komen bij de receptie of een assistente. Afhankelijk van je opdracht, pols je via deze persoon wie verantwoordelijk is voor de activiteiten met betrekking tot je opdracht. Bij kleinere bedrijven kan dit zelf de zaakvoerder zijn. Druk je goed uit en leg klaar en duidelijk uit waarom je belt, dan verlies je minder tijd bij het doorverbinden en hoef je niet steeds opnieuw jezelf te introduceren. Belangrijk: indien je van de klant al een naam en voornaam of directe contactgegevens hebt doorgekregen, vraag dan steeds bevestiging zoals “Goedemiddag, spreek ik met dhr Blommaert, verantwoordelijke van de dienst HR?”.

1. Jezelf voorstellen

2. Toestemming vragen

3. De juiste persoon

HET GESPREK

Val niet meteen met de deur in huis. Je telefoontje is namelijk volledig onverwacht en heel vaak tijdens de werkuren. Het is dus belangrijk om het onderwerp met een goede opener te introduceren zodat de persoon aan de andere kant van de lijn niet meteen geneigd is om neer te leggen of je te onderbreken. Wek interesse en nieuwsgierigheid van je prospect. Laten we ons inbeelden dat we een calling guru zijn die een nieuw en goedkoop CRM pakket (softwarepakket voor het bewaren en opvolgen van klantenrelaties) moeten voorstellen aan de bedrijven in de streek.

Hoe wekken we de interesse op? Door opnieuw een vraag te stellen: “maakt u soms gebruik van een CRM systeem?” of door een gekend probleem aan te kaarten: “het gebeurt nogal vaak dat belangrijke contactgegevens of klanteninformatie verloren gaat, of dat een belangrijke lead uit het oog verloren raakt…”

Glimlach terwijl je spreekt! Je lach is aanstekelijk en zal ook de andere persoon aanzetten tot glimlachen.

Tracht je ook steeds sterk uit te drukken en wees zelfzeker. Ik hoop dat… ik vermoed… ik denk… zijn uitdrukkingen die twijfel opwekken. Probeer deze te vermijden en gebruik zinnen met ik zal… ik kan… Als je iets niet onmiddellijk weet, zeg dan eerder “dat kan ik u nu niet meteen bevestigen” en NIET “ik denk waarschijnlijk… of ik weet het niet goed…”.

Wanneer de prospect vertelt, luister dan aandachtig en herhaal heel kort en samenvattend zijn antwoord (ACTIEF LUISTEREN). Zo geef je aan dat je alles goed hebt begrepen.

Tenslotte, geloof in je verhaal. Tracht je in te leven en zorg dat je gelooft in de meerwaarde van het product of dienst die je moet voorstellen aan de prospect. Dat maakt het voor jezelf makkelijker om te overtuigen en dan krijg je ook niet het gevoel dat je opdringerig bent of anderen zonder reden hoeft te storen.

4. Een goede openingszin

5. Smile when you dial

6. Zelfzekerheid

7. Actief luisteren

8. Geloven

Informatie & Script

Controleer steeds op voorhand of het script op het platform van Calling Guru compleet is ingevuld door de opdrachtgever en ook voldoende duidelijk is. Overloop alle gegevens zeer goed en neem zo nodig contact op met de opdrachtgever indien er zaken verder moeten verduidelijkt worden. Ga er van uit dat de prospect van niets op de hoogte is en jij dus alles zo goed mogelijk moet kunnen uitleggen.

9. Script en background

Einde van het gesprek

Vergeet niet om alle essentiële / gevraagde gegevens te noteren op het platform van Calling Guru. Het is best om met een headset te werken zodat je tijdens het gesprek kan noteren. Enkele gegevens die belangrijk zijn: naam van de prospect; e-mailadres; telefoonnummer; eventuele mogelijke data voor een afspraak. Het is belangrijk dat de opdrachtgever op elk moment van de dag de resultaten kan inkijken, dus noteer gelijktijdig met je telefoongesprek.

10. Goed noteren

Bel ons gerust!